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集團(tuán)開展檔案管理情況檢查

點(diǎn)擊數(shù):161發(fā)布時(shí)間:2013-06-19

  為規(guī)范集團(tuán)下屬各公司、院校檔案管理工作,有效的保護(hù)和利用檔案資料,使公司檔案管理工作正規(guī)化和系統(tǒng)化,近日,集團(tuán)人力資源部要求所屬公司(院校)對本公司(院校)檔案進(jìn)行自查、整改,并于6月18日起正式開展對下屬各單位的檔案管理情況的檢查工作。

  根據(jù)要求,集團(tuán)下屬各公司(院校)必須于6月17日前完成各自單位檔案管理的自查、整改工作,集團(tuán)人力資源部自6月18日起委派相關(guān)人員依次對工商學(xué)院、迪斯尼(園外園)幼兒園、聚龍物業(yè)、現(xiàn)外象湖校區(qū)、聚仁堂藥業(yè)、優(yōu)奇科技、現(xiàn)外迎賓校區(qū)、平安地產(chǎn)等單位的檔案管理情況進(jìn)行檢查。

  據(jù)了解,此次檢查將以《聚仁堂集團(tuán)檔案管理辦法(暫行)》為依據(jù),主要從檔案移交、歸檔、借閱、銷毀及電子檔案管理等方面進(jìn)行。根據(jù)《聚仁堂集團(tuán)檔案管理辦法(暫行)》相關(guān)規(guī)定,此次檢查的檔案是指集團(tuán)公司(院校)成立以來,在經(jīng)營、管理和工作活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照、文書、公函、合同、圖紙、圖表、音像(電子版)、實(shí)物等不同形式存在且依法由企業(yè)收存并管理的檔案資料,并且依照歸檔文件材料的載體,將集團(tuán)檔案歸檔管理分為三種方式:紙質(zhì)文書類、證照實(shí)物類、音像電子類。

  根據(jù)檔案管理與要求,集團(tuán)下屬各公司(院校)檔案管理部門要按照集團(tuán)檔案材料歸檔方式分為“紙質(zhì)文書、證照實(shí)物、音像電子”三大類的要求,認(rèn)真做好檔案材料的立卷建檔工作,歸檔案卷要遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。根據(jù)規(guī)定,集團(tuán)和所屬公司(院校)各部門應(yīng)在每季度第一個(gè)月的10日之前完成對上季度辦理完畢、需歸檔的文件資料進(jìn)行收集、整理、鑒別、立卷等工作,并由提交本級(jí)行政人事部門(辦公室)進(jìn)行歸檔;各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部門(辦公室)移交整理好的檔案資料,要嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期,不得不交或拒交應(yīng)歸檔的文件資料;各部門向本級(jí)行政人事部門(辦公室)提交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交檔案提供兩聯(lián)清單(見《各部門檔案材料歸檔移交清單》),注明移交人,由各單位行政人事部門(辦公室)專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

  據(jù)悉,根據(jù)檢查工作安排,本次檔案管理檢查工作將于6月27日完成。通過開展檢查,有助于強(qiáng)化集團(tuán)及下屬各公司、院校檔案管理意識(shí),同時(shí)可以了解下屬各單位檔案管理中的優(yōu)勢與不足,從而規(guī)范檔案管理中收集、歸檔、鑒別、整理、利用等工作流程,進(jìn)一步提高檔案人員的專業(yè)技能,促使集團(tuán)檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、現(xiàn)代化的軌道。

  (集團(tuán)品牌文化部)

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